Sygdom og vagtplan – procedure ved sygefravær

Sygdom er den hyppigste årsag til uplanlagte ændringer i vagtplanen. En medarbejder der ringer syg en time inden vagten starter, skaber stress og potentielt underbemanding – medmindre der er en klar procedure på plads. Denne guide gennemgår de vigtigste regler og giver dig en praktisk tilgang til at håndtere sygefravær i vagtplanen.

Ringereglen – hvad gælder?

Der er ingen lovbestemt "ringeregel" i Danmark – reglerne for hvornår og hvordan en sygemelding skal gives, er op til den individuelle arbejdsplads at fastsætte. Det anbefales at have en skriftlig politik der som minimum fastlægger:

• Tidspunkt: Hvornår skal medarbejderen give besked? (typisk senest 30–60 min inden vagten)
• Kanal: Telefonopkald til nærmeste leder – ikke SMS eller beskeder via apps
• Forventet varighed: Medarbejderen bedes oplyse forventet fraværslængde hvis muligt
• Fremmøde ved raskmelding: Hvornår og hvordan melder medarbejderen sig rask?

Sygedagpenge og arbejdsgiverperioden

De første 30 kalenderdage af en sygemelding betaler arbejdsgiveren løn (arbejdsgiverperioden). Herefter overtager kommunen betalingen via sygedagpenge, medmindre der er en overenskomst der forpligter arbejdsgiveren til at betale løn under sygdom i længere tid.

For at få refusion fra kommunen skal arbejdsgiveren anmelde fraværet inden 5 uger fra første sygedag. Hav styr på registreringen fra dag ét – det letter administrationen markant.

120-dagesreglen

Hvis en medarbejder har haft mere end 120 sygedage inden for de seneste 12 måneder, kan arbejdsgiveren opsige medarbejderen med forkortet varsel (1 måned mod normalt 3 måneder) – forudsat at reglen er aftalt i ansættelseskontrakten. Reglen kræver skriftlig aftale og må ikke bruges diskriminerende. Konsultér en advokat eller din brancheorganisation inden du anvender den.

Forebyggelse af sygefravær

Høje sygefraværstal er sjældent tilfældige. Undersøgelser viser at medarbejderindflydelse på vagtplanen, forudsigelige arbejdstider og et godt socialt arbejdsmiljø reducerer sygefravær markant. Involvér medarbejderne i planlægningen og lav en åben dialog om arbejdsbelastning.